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Vertrags­management leicht gemacht

SMARTCONEX ist die Lösung für digitales Vertragsmanagement in Unternehmen

Das in einem Unternehmen vorhandene Wissen über existierende Vertragsbeziehungen ist nur so wertvoll wie die Fähigkeit, dieses Wissen transparent und abrufbar nutzen zu können. Unsere Dienstleistung ist eine sinnvolle Möglichkeit ihr Wissen optimal im gesamten Unternehmen zu nutzen.

WIR MACHEN IHRE VERTRÄGE TRANSPARENT, ZUGÄNGLICH UND AUSWERTBAR!

  • Wissen Sie, wie viele Verträge Sie in Ihrem Unternehmen haben?
  • Mit wem diese abgeschlossen wurden?
  • Welchen Wert diese Verträge aufweisen?
  • Werden Sie an alle Fristen und Termine automatisch erinnert?
  • Können Sie jederzeit auf alle Vertragsdaten und Dokumente zugreifen - auch Mobil?

Weg vom analogen Papier - statischen Excel Listen - und X Laufwerken - hin zu einem aktiv von Profis gemanagten Vertragsbestand! Auch in Verbindung mit bereits bestehenden DMS oder ERP-Systemen.

  • Full Outsourcing ihres Vertragsmanagements
  • Geprüft durch Projektjuristen
  • € 2,60 pro Akte und Monat

Unser Team aus Experten in Kombination mit unserer leistungsfähigen Software digitalisiert - erfasst - und verwaltet ihren Vertragsbestand aktiv und professionell.

Wir bieten ein sicheres, leistungsfähiges und qualifiziertes Outsourcing Ihres Vertragsmanagements.

Vertragsmanagement als Controlling-Instrument

SMARTCONEX Vertragsmanagement wurde aus Sicht des Controllings konzipiert mit dem Ziel, alle Informationen zu einem Vertrag in einer zentralen Anwendung erfassbar und auswertbar zu machen. Ein Vertrag ist aus unserer Sicht viel mehr als nur ein Dokument – es ist ein Datensatz mit Metadaten, Vertragsdokumenten, Anhängen, Schriftwechseln und Werten.

Strukturierte Verwaltung

Der mehrstufige Explorer-Aufbau bildet das Unternehmen in organisatorischen Einheiten ab, denen Verträge zugeordnet sind. Das Berechtigungssystem für Benutzer basiert auf diesen Organisationen und Rollen und nicht auf einzelnen Verträgen. Verträge werden hierarchisch als Rahmen-, Einzelverträge und Vertragsobjekte abgebildet. Darüber hinaus ist die organisationsübergreifende Darstellung der Rahmenverträge möglich.

Automatisierte Abläufe

Zeitraubende Verwaltungsaufgaben werden automatisiert erledigt. Vertragstermine und Werte werden automatisch neu berechnet, Antwortmails dem Vertrag zugeordnet und Eskalationsmails versendet. Genehmigungsverfahren werden über individuelle Workflows strukturiert und dokumentiert; periodisch wiederkehrende Auswertungen werden vom System automatisch erstellt und versendet.

Flexibles Handling

Sie als Unternehmen bestimmen die Vorgaben und die inhaltliche Struktur ganz nach Ihren Bedürfnissen. Vertragstypen, Status oder Dokumentenkategorien können flexibel definiert werden. Individuelle Felder mit relevanten Informationen für Ihr Unternehmen/Branche eingerichtet werden. Alle damit verbundenen Daten sind nach eigener Definition beliebig auswertbar, bis hin zum Bilanzanhang mit kurz-, mittel- und langfristigen Verpflichtungen.

Spezielle Vertragsfunktionen

Auch für komplexe Verwaltungsaufgaben gibt es maßgeschneiderte Lösungen. Interne Verträge innerhalb des Unternehmens werden nur an einer Stelle gepflegt. Verträge mit mehreren Organisationen oder Vertragspartnern sind möglich, sowie Folgeverträge oder eine automatische Indexüberwachung bei Wertsicherungsklauseln.

Variable Zahlungsdefinitionen

Für die Erfassung der Vertragswerte stehen zahlreiche Definitionsmethoden zur Verfügung, aus denen auswertbare Monats- und Jahreswerte berechnet werden: von einmaligen Zahlungen über periodische und umsatzbezogene Zahlungen bis hin zu Steigerungen, zeitlichen Abgrenzungen, Verteilungen, Formelberechnungen und Tilgungsplänen bei Darlehen.

Elektronische Rechnungsbearbeitung

Auf Wunsch bietet die SMARTCONEX Lösung eine elektronische Rechnungsbearbeitung.

Zusatzfunktionen
  • Vertragspartnerbewertung nach individuellem Bewertungsschlüssel
  • Elektronische Rechnungsbearbeitung
  • Komfortabler Export aller Daten im Excel- oder XML-Format
  • Standard-Import-Schnittstelle für CSV- und Excel-Dateien
  • Dokumentenerstellung mit Verwendung frei generierbarer Platzhalter und Textbausteine
  • Bearbeitung bereits erstellter Dokumente mit automatischer Versionierung
Ihre Vorteile:
  • Keine Software-, Hardware- oder Lizenzkosten
  • Kein zusätzlicher Personalaufbau
  • Versicherungsschutz bei Fehleingaben (Termine und Fristen)
  • Qualitätssicherung der Termine und Fristen durch Projektjuristen
  • Keine langwierigen IT-Projekte/ kein Installationsaufwand
  • Ein transparentes Preismodell